管理組合書類データー化について
 
@ 管理組合様の書類は、長期間にわたりマンションの維持管理のために保管場所に限りがあるなかで保管する必要があります。
集会室があるマンションですと書庫を購入して保管することができますが、多くのマンションに集会室があるわけではなく、管理室も狭小のため理事会役員様が居室で保管しているケースもあります。
理事会役員様から保管書類の分別(永久保存、10年保存、廃棄)を依頼されたこともあります。
   
  ご依頼があれば下記の管理組合書類を分別、PDF化してCD−ROMに記録する 見積もりをご提出させていただきます。
修繕履歴が整備されていない管理組合様には分別のため書類に目をとおす段階で、 修繕情報を記録、修繕履歴の作成も行うことが可能です。
   
  【永久保存】
管理規約原本・使用細則原本
売買契約書
重要事項説明書
アフターサービス基準
販売用パンフレット類
官公庁・近隣協定
敷地境界確認資料
竣工図書
(1) 付近見取図      (2) 配置図      (3) 仕様書(仕上表を含む)
(4) 各階平面図      (5) 2面以上の立面図 (6) 断面図または矩計図(かなばかりず)
(7) 基礎伏図(きそふせず)(8) 各階床伏図    (9) 小屋伏図
(10) 構造詳細図      (11) 構造計算書(CDによる保管も可)
設計関係図書(数量調書、竣工地積測量図等)
特定行政庁関係書類(建築確認通知書、日影協定書等)
開発許可申請書(近隣協定書等を含む)
消防関係書類
機械関係設備施設関係書類
売買契約書関係書類
総会議案書・議事録
理事会議案書・議事録
年次・月次決算書
監査報告書
預金通帳(使用済)
保険証券(満期・解約後)
修繕履歴簿
各種設備メンテナンス契約書類
長期修繕計画書(修繕積立金計画を含む)
建物診断報告書
修繕工事竣工図
工事請負契約書
見積書
数量内訳書
引継書
保証書
専有部分修繕等工事申請書
承認・不承認通知書
【10年保存】
特別決議時出席票
議決権行使書
委任状普通決議時出席票
議決権行使書
委任状・工事記録写真
【5年】
管理委託契約書
重要事項説明書
特殊建築物定期調査報告書
貯水槽清掃作業報告書
水質検査報告書
昇降機点検記録
消防設備点検報告書
消火ホース・連結送水管耐圧性能試験点検報告書
昇降機点検記録
機械式駐車場保守点検記録
消防点検記録
排水管清掃記録
給水設備点検記録
水質検査記録
その他日常点検記録
誓約書兼入居届等
譲渡・貸与予告届
売買・賃貸借取引受託届
管理組合加入届兼入居届
管理組合退会届兼退去届
長期不在届
【次回大規模修繕時まで保存】
小規模修繕
緊急修繕工事発注書請書
【更新時まで保存】
駐車場使用契約書
ランクルーム使用契約書
自転車置場使用申込書
ペット飼育届等
区分所有者名簿・居住者名簿
   
 
 
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